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| help:f597ad42-11f7-4660-9c49-0ea481a9e03a [2025/07/02 14:14] – [1. Voraussetzungen für den Versand der Belege per E-Mail] erp | help:f597ad42-11f7-4660-9c49-0ea481a9e03a [2025/07/02 14:34] (aktuell) – [2.2 Die Vorschau] erp |
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| ===== - Voraussetzungen für den Versand der Belege per E-Mail ===== | ===== - Voraussetzungen für den Versand der Belege per E-Mail ===== |
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| * In den [[help:028538bb-138f-49b2-b944-7447dd819172|SimbaERP Grunddaten]] ist das Mailsetup eingerichtet. Nur dann kann aus der ERP heraus gemailt werden. | Um die Belege erfolgreich versenden zu können, müssen folgende Voraussetzungen auf Systemebene, auf Kundenebene und auf Belegebene erfüllt sein: |
| * In den [[help:843d9053-6ea2-4918-a46a-0439b8350f28|Stammdaten des Rechnungsempfängers]] ist im Container Intervall-Autoversand die Einstellung ''Rechnung per Mail'' auf Ja gesetzt | |
| * Der Rechnungsempfänger hat eine valide E-Mail-Adresse, wobei in erster Priorität die im Intervall-Autoversand hinterlegte Adresse verwendet wird. Ist dieses Feld leer, wird die im Feld ''E-Mail'' eingetragene Adresse verwendet. | * In den [[help:028538bb-138f-49b2-b944-7447dd819172|SimbaERP Grunddaten]] muss das Mailsetup eingerichtet sein. |
| | * In den [[help:843d9053-6ea2-4918-a46a-0439b8350f28|Stammdaten des Rechnungsempfängers]] muss im Container Intervall-Autoversand die Einstellung ''Rechnung per Mail'' auf Ja gesetzt sein. |
| | * Der Rechnungsempfänger muss eine valide E-Mail-Adresse haben, wobei in erster Priorität die im Intervall-Autoversand hinterlegte Adresse verwendet wird. Ist dieses Feld leer, wird die im Feld ''E-Mail'' eingetragene Adresse verwendet. |
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| Die Rechnungen und Gutschriften müssen zudem folgende Merkmale erfüllen: | Die Rechnungen und Gutschriften müssen zudem folgende Merkmale erfüllen: |
| Es werden nur die Belege gemailt, für die das Häkchen ''senden'' gesetzt ist. | Es werden nur die Belege gemailt, für die das Häkchen ''senden'' gesetzt ist. |
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| ==== - Das Protokoll ==== | |
| Der Versand wird protokolliert und über den Button ''Protokoll'' angezeigt. Im Protokoll können Sie über die Spalte ''Erfolgreich'' filtern und schnell erkennen, welche Belege nicht versendet werden konnten. Sollten Belege nicht gemailt werden können, weil z.B. die eingetragenen E-Mail-Adressen fehlerhaft sind, genügt es, die Adressen im Kundenstamm zu korrigieren, den Arbeitsbereich ''Rechnungen per Mail versenden'' zu ''Aktualisieren'' und den Versand erneut zu starten. Es werden dann nur noch die Belege angezeigt und versendet, die nicht schon gemailt wurden. | |
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| ==== - Die Vorschau ==== | ==== - Die Vorschau ==== |
| Die Absenderangaben kommen aus den [[help:028538bb-138f-49b2-b944-7447dd819172|SimbaERP Grundeinstellungen]], aus der Anschrift. | Die Absenderangaben kommen aus den [[help:028538bb-138f-49b2-b944-7447dd819172|SimbaERP Grundeinstellungen]], aus der Anschrift. |
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| Die Standardtexte für Betreff und Bodytext der Mail sind in den [[help:35947dcc-f374-4fc0-9d58-cb5cc81d0160|Textvorlagen]] gespeichert. Hat ein Kunde im Kundenstamm individuelle individuelle Einträge für Betreff und Bodytext, so wird die Mail mit diesen individuellen Texten verschickt. | Die Standardtexte für Betreff und Bodytext der Mail sind in den [[help:35947dcc-f374-4fc0-9d58-cb5cc81d0160|Textvorlagen]] gespeichert. Hat ein Kunde im Kundenstamm individuelle Einträge für Betreff und Bodytext, so wird die Mail mit diesen individuellen Texten verschickt. |
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| ''Testmail senden'' | ''Testmail senden'' |
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| Über diesen Button testen Sie Ihre Einrichtungen. Es öffnet sich ein Fenster, hier tragen Sie den Empfänger der Testmail ein. Mit OK wird der erste mit ''senden'' markierte Beleg an die eingetragenen Testadresse versendet. | Über diesen Button testen Sie Ihre Einrichtungen. Es öffnet sich ein Fenster, hier tragen Sie den Empfänger der Testmail ein. Mit OK wird der erste mit ''senden'' markierte Beleg an die eingetragenen Testadresse versendet. |
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| ''Rechnungen nun versenden'' | ''Rechnungen nun versenden'' |
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| Ist die Testmail korrekt, starten Sie den Mailversand über ''Rechnungen nun versenden''. | Ist die Testmail korrekt, starten Sie den Mailversand über ''Rechnungen nun versenden''. |
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| | ==== - Das Protokoll ==== |
| | Der Versand wird protokolliert und über den Button ''Protokoll'' angezeigt. Im Protokoll können Sie über die Spalte ''Erfolgreich'' filtern und schnell erkennen, welche Belege nicht versendet werden konnten. Sollten Belege nicht gemailt werden können, weil z.B. die eingetragenen E-Mail-Adressen fehlerhaft sind, genügt es, die Adressen im Kundenstamm zu korrigieren, den Arbeitsbereich ''Rechnungen per Mail versenden'' zu ''Aktualisieren'' und den Versand erneut zu starten. Es werden dann nur noch die Belege angezeigt und versendet, die nicht schon gemailt wurden. |
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