Angebote

Mit SimbaERP können folgende Belege geschrieben werden: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen / Gutschriften. Die Anlage und der Aufbau der Belege sind in wesentlichen Teilen gleich. Im Folgenden werden daher zunächst die Gemeinsamkeiten aller Belege beschrieben, im Anschluss wird dann auf die Besonderheiten der verschiedenen Belegarten eingegangen.

Die Neuanlage eines Belegs erfolgt aus dem geöffneten Arbeitsbereich über das erste Icon Neu (Strg+N) links in der oberen Icon-Leiste.

Die Belegnummer wird bei Neuanlage in der Regel automatisch fortlaufend mit der nächsten freien Nummer vergeben. Die Nummernkreise für die Vergabe der Belegnummern sind:

• Für Angebote: ang_k
• Für Auftragsbestätigungen: orderk
• Für Lieferscheine: lieferk
• Für Rechnungen und Gutschriften: fakstatk

Die Neuanlage eines Belegs kann entweder über Assistenten gesteuert erfolgen oder der neue Beleg öffnet sich sofort. Ob Neuanlageassistenten aktiv sind, wird i.d.R. bei Systemeinführung besprochen kann aber auch jederzeit durch Ihren Administrator über den gelben Button Admin eingerichtet werden.

Der neue Beleg wird im Änderungsmodus angezeigt und muss ergänzt werden. Die bereits vergebene Belegnummer wird oben links angezeigt.

Ist der Beleg fertig erfasst, muss er gespeichert werden. Dies geschieht entweder mit Strg+s oder über das Symbol der Diskette.

Es folgt die Abfrage „Wollen Sie diesen Beleg für weitere Verarbeitungsprozesse freigeben?“ Geben Sie den Beleg nicht frei, so „ruht“ er und nimmt an weiteren Verarbeitungsprozessen nicht teil. So werden z. B. nur freigegebene Rechnungen mit dem SCS-Export an die Finanzbuchhaltung übergeben und nur freigegebene Lieferscheine stehen für Sammelrechnungen zu Verfügung.

Jeder Beleg kennt drei Anschriften: den Auftraggeber, die Rechnungsanschrift und die Lieferanschrift. Alle drei Anschriften müssen gesetzt sein, wobei die Anschriften häufig identisch sind.

Der Auftraggeber kann - falls bekannt - mit seine Kundennummer + Enter eingegeben werden. Er wird dann direkt mit den postalischen Daten in den Beleg geschrieben. Sind im Kundenstamm dieser Adresse keine abweichende Rechnungsanschrift oder Lieferanschrift hinterlegt, so wird der Auftraggeber automatisch auch als Rechnungsempfänger und Lieferempfänger gesetzt. (Siehe Rechnungsempfänger und Auftraggeber im Kundenstamm).

Falls in Ihren Geschäftsfällen Auftraggeber, Rechnungsempfänger und Lieferanschrift immer identisch sind, können die Rechnungs- und Lieferanschrift über das weiße Dreieck im blauen Balken ausgeblendet werden.

Ist die Kundennummer des Auftraggebers nicht bekannt, muss der Kunde gesucht werden. Die Kundensuche im Beleg öffnet sich über das Fragezeichen am Ende des Feldes KdNr. Angezeigt wird die Kundensuche aus dem Kundenstamm.

Die postalischen Anschriften von Auftraggeber, Rechnungsanschrift und Lieferanschrift können im Beleg überschrieben werden. Diese Änderung gilt aber nur für den jeweiligen Beleg. Die im Kundenstamm gespeicherten Adressdaten bleiben von dieser Änderung unberührt. Die Änderung geht auch nicht mit dem KKS-Datensatz an die Finanzbuchhaltung. Eine dauerhafte Adressänderung sollte daher im Kundenstamm erfasst werden.

Rechnungs- und Lieferanschrift können über das Kettensymbol hinter den Kundennummern gewechselt werden. Damit wird ein anderer Kunde als Rechnung- oder Lieferanschrift gesetzt.

Wechsel der Rechnungsanschrift im Beleg. Angezeigt wird die aktuell verwendete Adresse und ggf. im Kundenstamm hinterlegte Rechnungsempfänger und Auftraggeber. Sie können eine der angezeigten Adressen auswählen, alternativ öffnet sich über das Fragezeichen hinter dem Feld oder andere die Kundensuche. Durch Doppelklick auf einen Datensatz im Suchergebnis wird dieser Datensatz als Ausgewählt wurde angezeigt. Mit Übernehmen wird die ausgewählte Adresse in den Beleg geschrieben.

Da mit dem Rechnungsempfänger immer auch seine Konditionen in den Beleg geschrieben werden, sollte der Wechsel von Adressen vor der Erfassung der Positionen erfolgen. Ggf. müssen bereits erfasste Positionen gelöscht werden.

Die Konditionen eines Belegs ergeben sich aus den im Beleg gespeicherten Werten. Diese kommen entweder aus den Defaultwerten, aus dem Kundenstamm oder aus den Eintragungen im Beleg.

Die Defaultwerte:

Defaultwerte sind Grundwerte. Sie haben Gültigkeit, solange „nichts Anderes“ definiert ist.

Defaultwerte können vom Administrator der Anwendung jederzeit über den gelben Button Admin (dieser ist nur sichtbar, wenn Sie als admin angemeldet sind) definiert werden. Klicken Sie anschließend die Kachel Defaultwerte an, wählen Sie das Datenbankfeld über den Pfeil aus, tragen Sie den Defaultwert ein und bestätigen Sie den Wert über den Button Hinzufügen. Das Datenbankfeld und der Wert werden dann unter Vorhanden angezeigt.

Sind alle Defaultwerte für den Beleg definiert, speichern Sie die Eintragungen über den Button Speichern.

Mögliche Defaultwerte sind z. B. Rechnungsdatum: rech_dat ⇒ {DATE} (Das Datum einer Rechnung wird mit dem Tagesdatum vorbelegt) Angebotsdatum: ang_dat ⇒ {DATE} (Das Datum eines Angebots wird mit dem Tagesdatum vorbelegt) Zahlungsbedingung: z_nr ⇒ 03 (03 ist der Schlüssel einer konkreten Zahlungsbedingung aus dem Nachschlagewert Zahlungsbedingungen)

Die Konditionen aus dem Kundenstammdaten:

Hat ein Rechnungsempfänger in den Kundenstammdaten hinterlegte individuelle Konditionen, so werden diese mit setzen des Rechnungsempfängers in den Beleg geschrieben. Kundenkonditionen überschreiben feldbezogen die Defaultwerte. Ein Leerfeld im Kundenstamm löscht einen für den Beleg definierten Defaultwert.

Die Konditionen aus dem Beleg:

Defaultwerte und Kundenkonditionen sind nur Vorbelegungen. Sie können im Beleg überschrieben werden. Letztendlich gilt der im Beleg gespeicherte Wert.

Zur Bedeutung einzelner Konditionenfelder:

Belegart: Die Belegart ist ein Nachschlagewert. Über die Belegart können Rechnungen getrennt und ggf. statistisch unterschieden werden. Hinter unterschiedlichen Belegarten können verschiedene Workflows liegen. Bei Abschlagsrechnungen wird beispielsweise zwischen Abschlagsrechnung und Schlussrechnung unterschieden.

Bitte besprechen Sie die Notwendigkeit der Trennung von Rechnungen ggf. mit Ihrem Simba Anwendungsberater.

Datum: Pflichtfeld, Datum des Belegs

Sprache: Falls Belege in Fremdsprache versendet werden, tragen Sie hier die Sprache des Belegempfängers ein. Ist die Sprache bereits im Kundenstamm gepflegt, so ist die Sprache des Rechnungsempfängers vorbelegt und kann im Beleg überschreiben werden. Ist keine Sprache gesetzt, werden die Belege in deutscher Sprache erstellt. Voraussetzung für die Versprachlichung von Belegen ist die Pflege der Belegtexte in der Übersetzungstabelle, siehe Menüpunkt Übersetzungen. Zur Auswahl stehen die Werte aus dem Nachschlagewert Sprachencode (LANG)

Mitarbeiter: Vorbelegt ist das Login. Zur Auswahl stehen die Werte aus dem Nachschlagewert Personal (PERS). Die Einträge in dieser Tabelle generieren sich aus den in der Benutzerverwaltung angelegten Benutzern. Mitarbeiter können auf Belegen angedruckt werden.

Abteilung: Zur Auswahl stehen die Werte aus dem Nachschlagewert Abteilungscode (ABTL)

Status: Der Status eines neuen Belegs ist i.d.R. offen. Falls eine Finanzbuchhaltung über Schnittstelle angebunden ist oder Zahlungseingänge in der ERP erfasst werden, spiegelt das Feld den Bezahlstatus einer Rechnung wieder.

Der Status Storniert ist manuell zu setzen. Stornierte Rechnungen werden nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Ust-Pflicht: Ist der Beleg umsatzsteuerpflichtig, so wird MwSt ausgewiesen.

Preismodus: Beim Preismodus netto wird in der Belegposition der Preis ohne MwSt angedruckt. Bei Preismodus brutto wird in der Belegposition der Preis mit MwSt angedruckt. Die ggf. berechnete MwSt wird im Fuß des Belegs als zuzüglich oder enthalten klassifiziert.

Zahlungsbedingung: Die Zahlungsbedingung ist ein Nachschlagewert. Der Schlüssel des Nachschlagewerts wird bei Übergabe einer Rechnung an die Finanzbuchhaltung mit übergeben.

Es ist möglich, einem Beleg einen Ansprechpartner zuzuordnen. Klicken Sie hierzu auf das Fernglas. Angezeigt werden die Ansprechpartner des Rechnungsempfängers. Markieren Sie einen Ansprechpartner und übernehmen Sie diesen in den Beleg. Die Zuordnung kann über das Icon Verbot der Einfahrt gelöscht werden.

In diesem Container ist festgehalten, mit welchen anderen Geschäftsfällen das Angebot in Verbindung steht. So können der voraussichtliche Liefertermin und die Lieferanten-Nummer hinterlegt werden.

Projekt: Es besteht die Möglichkeit ein Projekt zu hinterlegen. Beim Wandeln wird das Projekt in den neuen Beleg geschrieben.

Art des Angebots: Nachschlagewert. Es ist möglich, verschiedene Arten von Angeboten zu unterscheiden.

Sind alle Kopfdaten eines Belegs eingetragen, können die Belegpositionen erfasst werden. Dabei sind folgende Schritte zu tun:

• Klicken Sie in die Spalte ArtikelNr. Sie können die Artikelnummer direkt eintragen oder mit der Funktionstaste F9 die Artikelsuche aufrufen, um einen Artikel auszusuchen. Die Artikelsuche öffnet sich auch, wenn Sie zweimal in das Feld ArtikelNr und anschließend auf die Lupe klicken.

• Bestätigen Sie die Artikelnummer mit ENTER

• Die Bezeichnung des Artikels und der Langtext werden nun automatisch aus dem Artikelstamm in die Positionstabelle geschrieben. Beide Felder können überschrieben oder ergänzt werden.

• Tragen Sie die zu berechnende Menge ein, bestätigen Sie mit ENTER.

• Sind Ihre Preise gepflegt, ermittelt das System alle Preise. Sind keine Preise hinterlegt oder soll ein abweichender Preis fakturiert werden, tragen Sie je nach Preismodus den Netto- oder Bruttolistenpreis ein, bestätigen Sie mit ENTER. Die Preise ermitteln sich dann neu. Ein manueller Preis wird in der Spalte SK (Sonderkennzeichen) mit SP (Sonderpreis) ausgewiesen.

• Der Positionsrabatt (PRab)ist ein Prozentsatz. Er wird in die jeweilige Position eingetragen und mit ENTER bestätigt, die Preise ermitteln sich dann automatisch.

• Hat ein Rechnungsempfänger in den Kundenstammdaten einen Dauerrabatt hinterlegt, wird dieser mit Setzen der Menge automatisch als Kundenrabatt (KRab) in die Belegposition gezogen. Der Kundenrabatt kann positionsweise gelöscht oder geändert werden.

Falls Sie Rabatte gewähren, besprechen Sie dies bitte mit Ihrem Simba Anwendungsberater. Ggf. muss der Report angepasst werden.

• Die Spalte Alt.Pos. Mit einem Sternchen (*) markieren Sie in der Spalte Alt.Pos die komplette Position als sogenannte alternative Position. Die Position wird auf dem Beleg angedruckt, geht aber nicht in den Rechnungsendbetrag ein. Daher wird i.d.R. nur ein Einzelpreis ausgewiesen, nicht aber der Gesamtpreis der Position. Die alternative Position wird in Angeboten genutzt.

• Der Nettolistenpreis ist der Preis ohne MwSt zur Menge 1

• Der Nettopreis ist der Nettolistenpreis, abzüglich Positionsrabatt, abzüglich Kundenrabatt

• Der Gesamtnettopreis ist der Nettopreis x Menge

• Bei der Ermittlung des Gesamtnettopreises wird wie folgt gerechnet: (Nettolistenpreis - Rabatt) x Menge

Artikelpositionen werden in der Regel in der Reihenfolge ihrer Erfassung auf dem Beleg angedruckt. Im Bearbeitungsmodus können Sie die Reihenfolge der Positionen ändern. Markieren Sie hierzu eine beliebige Zelle.

Nach oben verschieben: Die markierte Zeile rückt eine Position höher.

Nach unten verschieben: Die markierte Zeile rückt eine Position tiefer.

Zeile einfügen: Eine leere Zeile wird oberhalb der markierten Zeile eingefügt.

Zeile löschen: Die markierte Zeile wird gelöscht.

Werden in einem bereits gespeicherten Beleg nachträglich Positionen gelöscht oder kommen neue Positionen hinzu, so werden mit dem erneutem Speichern Versionen der vorherigen Artikelpositionen abgestellt.

Versionen: Angezeigt werden die gespeicherten Versionen der Artikelpositionen mit Datum, Uhrzeit und Login. Zur markierten Version werden tabellarisch die einzelnen Positionen aufgelistet. Über den Button Diese Version wieder herstellen werden die aktuellen Positionen durch die Positionen der markierten Version ersetzt.

Spalten bearbeiten: Die Spalten der Artikel-Positionen-Tabelle können ein- und ausgeschaltet werden. Markieren Sie die Spalten, die sichtbar sein sollen und speichern Sie die Einstellungen.

Ansicht speichern: Geänderte Spaltenbreiten werden über diesen Button gespeichert.

Anzeige der zu einem Angebot hinterlegten Dokumente.

Grundlegendes zu Dokumenten finden Sie in der Hilfe zum Kundenstamm beschrieben.

Eine systemweit einheitliche Ordnerstruktur für Angebote wird im Systemparameter DMS_ANGEBOTSVERWALTUNG definiert.

Ist zu einem Angebot eine Ordnerstruktur festgelegt und wurde für dieses Angebot bereits ein PDF gedruckt, so wird das PDF des Angebots automatisch im Ordner Druckausgaben abgestellt - es sei denn auf dem Kundensystem wurde ein abweichender Ordner für die Ablage von Angeboten definiert.

Das Belegumwandeln erstellt aus dem angezeigten Beleg einen neuen Beleg. Die Daten des Quellbelegs werden dabei in den neuen Beleg kopiert. So können Sie zum Beispiel eine Rechnung schnell in eine Gutschrift wandeln oder einen Lieferschein in eine Rechnung.

Welche Zielbelege zur Auswahl stehen, ist im Systemparameter BU_CONFIG definiert.

Klicken Sie den gewünschten Belegtyp an. Er ist dann mit einem Häkchen markiert.

Im Systemparameter BU_CONFIG ist auch definiert, ob die neue Belegnummer immer automatisch vergeben wird oder eine manuelle Belegnummernvergabe für den neuen Beleg möglich ist. Nur wenn eine manuelle Belegnummernvergabe möglich ist, ist das ja/nein Feld beschreibbar.

Der Systemparameter BUSetStatus definiert, was mit dem Quellbeleg geschehen soll:

• Der Parameter ist nicht vorhanden: Es erfolgt eine Abfrage, ob der Status des Quell-Belegs auf „erledigt“ gesetzt werden soll.
• Der Parameter hat den Wert „0“: Es erfolgt keine Abfrage, der Status bleibt unverändert.
• Der Parameter hat den Wert „1“: Es erfolgt keine Abfrage, der Status des Quellbelegs wird auf „erledigt“ gesetzt.

Mit Ausführen wird der Quellbeleg kopiert. Der neue Beleg öffnet sich und kann direkt bearbeitet werden, wenn das Häkchen Neuen Beleg nach dem Erstellen bearbeiten gesetzt ist.

Oberhalb (Kopftext) und unterhalb (Fußtext) des Positionsbereichs von Belegen können freie Texte angedruckt werden.

Ist der Beleg im Änderungsmodus, kann der Text direkt in das jeweilige Textfeld eingetippt werden. Unterschiedliche Texte können aber auch zunächst im Simba DMS gespeichert und dann über Vorlage → Öffnen eingefügt werden.

Vorlage → Öffnen ersetzt einen ggf. bereits erfassten Text durch den Text aus der Vorlage

Vorlage → Öffnen und Text anfügen ergänzt einen ggf. bereits erfassten Text um den Text aus der Vorlage. Über diesen Menüpunkt können mehrere Vorlagen nacheinander in das Textfeld geladen werden.

Standardvorlagen sind Dokumente, die im Simba DMS unter Vorlagen - und ggf. direkt zum Angebot, Auftrag, Lieferschein oder zur Rechnung gespeichert sind. Der Dateiname dieser Vorlagen ist fix Kopftext bwz. Fußtext. Mit Anlage des Belegs werden diese Standardvorlagen automatisch in den Beleg gezogen.

Zu jedem einzelnen Beleg können Kommentare erfasst werden. Tragen Sie den Kommentar in das Kommentarfeld am unteren rechten Bildschirmrand ein und bestätigen Sie diesen über das Icon der Sprechblase. Kommentar, Login, Datum und Uhrzeit des Kommentars sind protokolliert. Über den Papierkorb kann ein Kommentar gelöscht werden.