Kundenstamm

Im Kundenstamm sind die Stammdaten Ihrer debitorischen Adressen gespeichert: Lieferanschriften, Rechnungsanschriften, Kunden, Interessenten… Hier legen Sie neue Adressen an und ändern vorhandene. Andere Module greifen auf diese Daten zu, so werden z. B. die Zahlungskonditionen in der Rechnung mit den Werten aus dem Kundenstamm vorbelegt.

Im Folgenden sind einzelne Felder des Kundenstamms näher beschrieben.

Kdnr: Die Kundennummer wird bei Neuanlage eines Kunden in der Regel automatisch fortlaufend aus dem Nummernkreis der Debitoren (Nummernkreis KEY: deb_k) vergeben. Dieser umfasst i.d.R. die Nummern 10000 - 69999.

Über die Kundennummer können Sie in den entsprechenden Datensatz wechseln. Tragen Sie hierzu im Feld Kdnr eine Kundennummer ein und bestätigen Sie mit Enter. Der Datensatz wird dann angezeigt.

Bei unbekannter Kdnr suchen Sie über die Lupe am oberen Bildschirmrand (strg+F).

Name: Angezeigt wird der Inhalt aus dem Feld Zeile 1

Der Container Grunddaten beinhaltet die postalischen relevanten Daten des Kunden und seine Kontaktdaten.

Anschrifts-Typ: Über dieses Feld können Kunden gruppiert werden. Möglich sind alle Einträge aus dem Nachschlagewert Kundenstatus. Der Anschrifts-Typ hat für die weitere Verarbeitung keine Funktion. Eine Ausnahme bildet der Eintrag K=Kunde. Eine individuelle Preisvereinbarung ist nur zu einem Kunden möglich.

Anrede: Im Änderungsmodus kann hier entweder über den Pfeil ein Eintrag aus einer geschlossenen Anredeliste gewählt oder direkt ein freier Anredetext eingetragen werden.

Zeile 1-4: Namenszeilen. Die Namenszeilen werden auf Belegen untereinander angedruckt. Es wird nicht zwischen Privat- und Firmenanschriften unterschieden. Zeile 1 und Zeile 2 werden mit dem SCS-Export im KK-Stammdatensatz an die Simba Finanzbuchhaltung übergeben.

Land: Möglich sind alle Einträge aus dem Nachschlagewert Land. Bei Auslandsadressen werden das Land und der Ort automatisch in Großbuchstaben auf dem Beleg angedruckt. Der Adressaufbau ergibt sich aus der im Länderschlüssel hinterlegten Anschriftenvariante für das Land.

Variante R: Ort und PLZ werden in einer Zeile angedruckt, das Land in der Zeile darunter.

Variante U: Ort, PLZ und Land werden in drei untereinander stehenden Zeilen angedruckt.

Variante O: PLZ, Ort und Land werden in drei untereinander stehenden Zeilen angedruckt.

Ist keine Variante für das Land eingetragen, erfolgt der Andruck nach den in Deutschland geltenden Regeln.

Ort: Bei Neuanlage von Adressen kann für Adressen in Deutschland eine automatische Vorbelegung des Orts eingerichtet werden. Die Zuordnung erfolgt über die PLZ.

Telefon, Fax, Mobilfunk: Ist eine API-Schnittstelle eingerichtet, erfolgt der automatische Verbindungsaufbau über das Telefon-Symbol.

Die Schreibweise der Nummern - mit Klammern oder ohne, mit internat. Vorwahl oder ohne - ist nicht beschränkt. Ggf. ist es sinnvoll, dies hausintern zu regeln.

E-Mail: Ist das Mailen in den Simba ERP Grunddaten eingerichtet, kann aus der ERP heraus über das Symbol Briefumschlag eine E-Mail an den Kunden geschrieben werden. Es öffnet sich das Fenster „EMail senden (MTA)“. Die E-Mail wird über den Button Senden entweder zunächst an das Mailprogramm des Benutzers weitergeleitet - von wo aus sie dann an den Kunden gesendet werden muss - oder direkt per SMTP versendet.

Per drag und drop kann die Mail anschließend zum Kunden auf der Seite Dokumente abgelegt werden. Ob die hier gespeicherte E-Mail-Adresse auch für den Belegversand per E-Mail genutzt wird, ist in Ihren individuellen Reports für die Belege definiert.

www: Der Name der Website ist inkl. www einzutragen, z. B. www.simba.de. So kann die Homepage über das Symbol erreicht werden.

Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen des Kunden sind Pflichtfeld und werden bei Belegerstellung im Beleg vorbelegt. Zur Auswahl stehen alle Einträge aus dem Nachschlagewert Zahlungsbedingungen (ZBED). In den Zahlungsbedingungen sind Nettotage, eventuell gewährte Skontotage und Skontoprozent definiert.

Sonderfall SEPA: Wird das Lastschriftmandat in der ERP verwaltet und mit dem SCS-Export an die FIBU übergeben, so wird beim Speichern eines Kunden mit einer SEPA-Zahlungsbedingung geprüft, ob ein aktives Mandat vorliegt. Liegt kein aktives Mandat vor, kann der Kundendatensatz nicht gespeichert werden.

Mit dem SCS-Export werden Kunden- und Belegdaten an die Finanzbuchhaltung übergeben. Als Zahlungsbedingung wird deren ID übergeben. Es ist daher wichtig, dass die IDs der diversen Zahlungsbedingungen in den unterschiedlichen Systemen übereinstimmen.

Dauerrabatt %: Ein hier eingetragener Prozentsatz wird dem Kunden automatisch auf alle Artikelpositionen gewährt. In den Belegpositionen kann dieser Kundenrabatt nicht überschrieben werden. Falls für den Kunden nur einzelne Artikel rabattiert werden sollen, nutzen Sie dieses Feld nicht. Im Beleg haben Sie die Möglichkeit, einen Positionsrabatt einzutragen.

Rechnungsempfänger: Tragen Sie in einer Lieferanschrift die abweichende Kundennummer des Rechnungsempfängers ein, so wird - wenn Sie einen neuen Beleg auf den Rechnungsempfänger erfassen - die Lieferanschrift als abweichende Lieferanschrift angeboten. Lieferanschrift und Rechnungsanschrift sind über das Feld Rechnungsempfänger verknüpft.

Auftraggeber: Speichern Sie in einer Rechnungsanschrift die Kundennummer des Auftraggebers, so wird - wenn Sie einen neuen Beleg zum Auftraggeber erfassen - die Rechnungsanschrift als Rechnungsanschrift für den Beleg angeboten. Auftraggeber und Rechnungsanschrift sind über das Feld verknüpft.

Sprache: Belege können in der Sprache des Empfängers erstellt werden. Hierzu müssen die Reports im Vorfeld von Simba entsprechend angelegt sein, eine Übersetzungstabelle ist vom Anwender einmalig zu pflegen.

USt-Pflicht: Ist der Kunde in Deutschland umsatzsteuerpflichtig?

Preismodus: Soll in der Belegposition der Netto- oder der Bruttopreis angedruckt werden? Auf umsatzsteuerpflichtigen Belegen wird bei „netto“ die im Rechnungsfuß ausgewiesene MwSt zum Nettorechnungsbetrag addiert.

Preisgruppe: Falls Sie unterschiedliche Artikelpreise für unterschiedliche Kundengruppen - z. B. Wiederverkäufer und Endverbraucher - haben, definieren Sie über die Preisgruppe im Kunden, welcher Preis im Beleg verwendet werden soll. Zur Auswahl stehen alle Einträge aus dem Nachschlagewert Preisgruppen (PREG). Ist „keine Preisgruppe“ eingetragen, so wird automatisch die im Systemparameter „StandardPreisgruppe“ gespeicherte Preisgruppe verwendet.

U/Lieferant.Nr: Ihre Lieferantennr. kann auf allen Belegen zu diesem Kunden angedruckt werden.

Kontobez.: Ist das Feld gefüllt, so wird beim SCS-Export dieser Wert als Kontobezeichnung im KK-Stammdatensatz an die Finanzbuchhaltung übergeben. Ist das Feld leer, wird Zeile 1 als Kontobezeichnung übergeben.

Vertreter: Von welchem Vertreter wird der Kunde betreut? Der Vertreter wird im Beleg vorbelegt und kann dort geändert werden.

Ist das Mailen von Belegen in den Simba ERP Grunddaten eingerichtet, tragen Sie hier ein, ob der Kunde Belege per E-Mail erhalten möchte. Die Einrichtungen des Belegversands per E-Mail erfolgt gemeinsam mit Ihrem Simba ERP Anwendungsberater.

Rechnung an Mail: In Ihren Reports für Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungen ist definiert, welche Mail-Adresse für welchen Beleg genutzt wird. In der Regel wird die hier eingetragene E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand genutzt. Ist hier keine Adresse eingetragen kann in zweiter Priorität die im Container Grunddaten eingetragene E-Mail-Adresse genutzt werden.

Betreff: Kundenspezifisches Betreff der E-Mail. Betreff und Text der Mail werden i.d.R. in erster Priorität aus den Eintragungen im Kundenstamm und - wenn leer - in zweiter Priorität aus den Textvorlagen vorbelegt.

Text: Kundenspezifischer Text der E-Mail. Betreff und Text der Mail werden i.d.R. in erster Priorität aus den Eintragungen im Kundenstamm und - wenn leer - in zweiter Priorität aus den Textvorlagen vorbelegt.

Die E-Rechnung ist eine kostenpflichtige Erweiterung. Die Freischaltung der E-Rechnung erfolgt durch Ihren Simba ERP Anwendungsberater. Erst wenn die Anwendung freigeschaltet ist, können Sie die folgenden Felder sehen und E-Rechnungen schreiben.

Leitweg-ID: Die Leitweg-ID ist bei öffentlichen Auftraggebern die Identifikationsnummer Ihres Kunden für E-Rechnungen.

Projektreferenz: Projektreferenz bzw. Kassenzeichen (BT-11)

Bestellnummer: Kundenspezifische Bestellnummer (BT-13)

Vertragsreferenz: Kundenspezifische Vertragsreferenz (BT-12)

Die im Kundenstamm gepflegten Felder werden bei der Neuanlage einer Rechnung zur Rechnungsanschrift in den Beleg kopiert. Hier können die Werte aus dem Kundenstamm für die einzelne Rechnung überschrieben werden.

Mit einzelnen Kunden vereinbarte Sonderpreise werden in Preisvereinbarungen gespeichert. Beispiel: Der Wiederverkäufer Max Mustermann erhält das komplette Sortiment zum Preis für Wiederverkäufer, siehe Preisgruppe. Für 3 Artikel wurde mit Max Mustermann jedoch ein Sonderpreis vereinbart. Bei Fakturierung dieser 3 Artikel soll der Sonderpreis in die Artikelposition gezogen werden. Alle anderen Artikel sollen mit dem Preis für Wiederverkäufer berechnet werden.

Neue Vereinbarung erstellen: Ist die Adresse im Änderungsmodus legen Sie über diesen Button eine neue Preisvereinbarung zum Kunden an. Die Preisvereinbarung wird mit dem Namen Preisvereinbarung und der Kundennummer erstellt.

Preisbasis: Handelt es sich bei den folgenden Preisen um Netto- oder Bruttopreise?

Erfassen Sie in der Tabelle nur die Artikel, für die ein Sonderpreis vereinbart wurde. Falls weitere Kunden diese Sonderpreise erhalten sollen, kann die selbe Preisvereinbarung auch in deren Stammdaten hinterlegt werden.

In der Positionserfassung wird geprüft: Gibt es zum Rechnungsempfänger, zum Artikel und zur ab Menge eine gültige Preisvereinbarung? Falls ja, wird der Preis aus der Preisvereinbarung verwendet. Falls nein wird der Preis zur Preisgruppe gezogen.

Anzeige der zum Kunden hinterlegten Dokumente.

Dokumente liegen in Ordnern. Um zu einem Kunden Dokumente hinterlegen zu können ist es daher zwingend erforderlich, zunächst mindestens einen Ordner anzulegen. Die Ordnerstruktur kann je Kunde unterschiedlich sein, es empfiehlt sich aber eine systemweit einheitliche Ordnerstruktur. Diese Ordnerstruktur wird im Systemparameter DMS_KUNDENSTAMM definiert. Tragen Sie hier als Wert die Bezeichnungen der Ordner kommagetrennt - ohne Leerzeichen - ein.

Ist der Systemparameter eingetragen, können bei der Anlage der Ordner für den individuellen Kunden einzelne Ordner über das rote X hinter dem Ordner entfernt werden. Die verbleibenden Ordner werden dann über den Button Ordner nun anlegen zum Kunden angelegt. Ist im Systemparameter kein Wert eingetragen, wird nur der Ordner Dokumente angeboten und angelegt.

Über Kontextmenü (rechte Maustaste) können zum geöffneten Kunden weitere Ordner angelegt werden.

Um ein Dokument zu hinterlegen, klicken Sie den entsprechenden Ordner an und anschließend das Icon Import. Sie verzweigen in Ihren Explorer und können das zu hinterlegende Dokument über Öffnen importieren. Nach dem Import wird das Dokument in der Vorschau angezeigt, sobald Sie auf den Dateinamen klicken. Über das Icon Öffnen und Bearbeiten kann es bearbeitet werden.

Siehe Ansprechpartner.

Siehe SEPA Lastschrift-Mandate

Siehe Wiedervorlage

Siehe KDNR wechseln

Siehe Kommentare