Inhaltsverzeichnis
Auftragsverwaltung
Zum Menüpunkt Auftragsverwaltung erfassen, verwalten und drucken Sie Aufträge und Auftragsbestätigungen.
1. Neuanlage eines Auftrags
2. Speichern eines Auftrags und Freigabe
3. Die Seite Grunddaten
3.1 Der Container Intervallrechnungen
Soll ein Auftrag regelmäßig und gleichbleibend berechnet werden, so muss der Auftrag beim Speichern für die weitere Verarbeitung freigegeben sein. Zudem müssen Beginn, Turnus und ggf. Ende der Berechnung im Container Intervallrechnungen definiert werden.
Erste Ausführung: Der Auftrag wird ab dem hier eingetragenen Datum abgerechnet. Das Datum ist nicht das Belegdatum der Rechnung, es besagt nur, dass ab diesem Datum berechnet wird.
Ausführungsmodus und Intervall: Ausführungsmodus und Intervall bestimmen den Turnus, in dem berechnet wird.
Beispiele: Ausführungsmodus Monatlich und Intervall 6: Der Auftrag wird jeweils im Abstand von 6 Monaten abgerechnet / Monatlich und 2 bedeutet: alle 2 Monate / Jährlich und 1 bedeutet: 1 mal jährlich / Quartal und 2 bedeutet: jedes zweite Quartal. Hier ist der Turnus der Berechnung der gleiche wie bei Ausführungsmodus Monatlich und Intervall 6.
Ende der Berechnung: Zeiten nach dem hier eingetragenen Datum werden nicht mehr berechnet. Ist kein Datum eingetragen, ist der Auftrag unbefristet.
Zuletzt berechnet: Angezeigt wird das letzte Ausführungsdatum zu dem der Auftrag berechnet wurde. Ist das Feld leer, wurde der Auftrag noch nie berechnet.
Beispiel
Der Beispielauftrag wird ab dem 1. Januar 2022 berechnet (Erste Ausführung). Er wird im Abstand von 6 Monaten berechnet. Die Berechnung ist unbefristet (Ende der Berechnung ist nicht gesetzt). Die Rechnung für Januar 2022 wurde bereits geschrieben (Zuletzt berechnet). Die nächste Berechnung ist frühestens ab dem 01.07.2022 möglich (Zuletzt berechnet am 01.01.2022 + 6 Monate = 01.07.2022). Dieser Auftrag wird erst wieder selektiert, wenn Intervallrechnungen mit dem Ausführungsdatum 01.07.2022 erstellt werden.
Die Erstellung von Intervallrechnungen erfolgt über den Menüpunkt Intervallrechnungen.
3.2 Der Container Referenzen
In diesem Container ist festgehalten, mit welchen anderen Geschäftsfällen der Auftrag in Verbindung steht. So können Bestelldatum und Bestellzeichen hinterlegt werden. Weitere Angaben zum Liefertermin und zur Lieferantennummer sind möglich.
Projekt: Ein Projekt kann eingetragen, gelöscht oder überschreiben werden. Beim Wandeln wird das Projekt in den neuen Beleg geschrieben.
4. Die Seite Dokumente
Anzeige der zu einem Lieferschein hinterlegten Dokumente.
Grundlegendes zu Dokumenten finden Sie in der Hilfe zum Kundenstamm beschrieben.
Eine systemweit einheitliche Ordnerstruktur für Lieferscheine wird im Systemparameter DMS_LIEFERSCHEINE definiert.
Ist zu einem Lieferschein eine Ordnerstruktur festgelegt und wurde für diesen Lieferschein bereits ein PDF gedruckt, so wird das PDF des Lieferscheins automatisch im Ordner Druckausgaben abgestellt - es sei denn auf dem Kundensystem wurde ein abweichender Ordner für die Ablage von Lieferscheinen definiert.
5. Die Seite Beleg umwandeln
6. Die Seite Kopf/Fusstext
Andruck des Abrechnungszeitraums von Intervallrechnungen im Kopftext einer Rechnung:
Soll bei Intervallrechnungen der Abrechnungszeitraums im Kopftext der Rechnung angedruckt werden, müssen Sie die Variable {Abrechnungszeitraum} im Kopftext des Auftrags eintragen. Der Platzhalter wird dann auf der Rechnung durch die Daten des jeweils aktuellen Abrechnungszeitraums ersetzt. Beispiel für einen Kopftext: Wartungsvertrag Nr. XXXXXX, Wartungsrechnung für den Zeitraum {Abrechnungszeitraum}.