Über den SCS-Export werden Rechnungen und Gutschriften exportiert. Diese werden anschließend in die Finanzbuchhaltung importiert.
Exportiert werden
Hinweis zur Freigabe von Belegen: Beim Speichern einer Rechnung erscheint die Abfrage „Rechnung jetzt verarbeiten?“ Beantworten Sie diese Frage mit ja, so ist die Rechnung freigegeben. Beantworten Sie die Frage mit nein, ist die Rechnung nicht freigegeben. Nur freigegebene Belege werden mit dem SCS-Export exportiert.
Über den SCS-Reset wird die Kennzeichnung, dass ein Beleg bereits exportiert wurde, aufgehoben. Die betroffenen Belege sind wieder änderbar und werden mit dem nächsten SCS-Export wieder exportiert.
Es besteht die Möglichkeit, in der ERP mit Mandanten zu arbeiten. In Belegen kann ein ERP-Mandant hinterlegt werden, so dass Belege zu unterschiedlichen ERP-Mandanten beim SCS-Export getrennt exportiert werden, um sie dann - in der Finanzbuchhaltung - in unterschiedliche Fibu-Mandanten einlesen zu können.
Es können mehrere ERP-Mandanten gleichzeitig exportiert werden. Das Feld Alle Mandanten exportieren: steht i.d.R. auf Nein. Setzen Sie das Feld nur auf JA, wenn
Für jeden aktiven ERP-Mandanten entsteht dann eine SCS-ZIP-Datei.
Fall 1: Sie arbeiten nicht mit Mandanten
Das Feld ERP-Mandant ist in Ihren Belegen nicht gesetzt. Nehmen Sie in diesem Fall folgende Eintragungen vor:
ERP-Mandant: leer, kein Eintrag
Alle Mandanten exportieren: Nein
Fibu-MandantenNr: Tragen Sie hier Ihre Fibu-MandantenNr ein.
Es werden alle freigegebenen fibu-relevanten Belege exportiert.
Fall 2: Sie arbeiten mit nur einem ERP-Mandanten
In Ihren Belegen ist im Feld Mandant immer der selbe ERP-Mandant gespeichert. Nehmen Sie in diesem Fall folgende Eintragungen vor:
ERP-Mandant: Tragen Sie den ERP-Mandanten ein.
Alle Mandanten exportieren: Nein
Fibu-MandantenNr: Ist die Fibu-MandantenNr im ERP-Mandanten gepflegt, wird die Nummer automatisch gesetzt. Ansonsten tragen Sie die Nummer manuell ein.
Es werden alle freigegebenen fibu-relevanten Belege zu diesem Mandanten exportiert.
Fall 3: Sie arbeiten mit mehreren Mandanten
Sie erfassen Rechnungen zu unterschiedlichen Mandanten.
Wollen Sie aktuell nur die Belege zu einem ERP-Mandanten an die Fibu übertragen, so machen Sie die selben Eintragungen wie in Fall 2 beschrieben. Wollen sie alle Mandanten gleichzeitig übergeben, nehmen Sie folgende Eintragungen vor:
ERP-Mandant: leer, kein Eintrag
Alle Mandanten exportieren: Ja
Fibu-MandantenNr: leer, kein Eintrag
Es werden alle freigegebenen fibu-relevanten Belege zu den aktiven Mandanten exportiert. Für jeden Mandanten wird eine separate ZIP-Datei erstellt.
Testmodus: Beim Export im Testmodus gelten die Belegdaten noch nicht als exportiert, sie werden beim nächsten Export erneut exportiert.
Der Reiter Rechnungsexport
Übernahme bis zum: Exportiert werden Rechnungen und Gutschriften, deren Belegdatum vor oder gleich dem eingetragenen Datum ist.
Frist: Die Frist steuert das Übernahmedatum. Frist 1 setzt das Datum vom Vortag, Frist 0 das Datum von heute usw.. Die Frist wird benötigt, falls der SCS-Export automatisch per Task aufgerufen wird.
Builder: Im Builder ist definiert, welche Belegdaten exportiert werden.
Erlöskonten: Falls die Erlöskonten nicht aus der Rechnungsposition ermittelt werden, werden fallweise die hier eingetragenen Erlöskonten verwendet.
Fest auf Debitor Nr.: Forderungen werden fix auf die hier evtl. eingetragene Debitorennummer gebucht.
Buchungstext: Die Belegdaten werden mit dem hier eingetragenen Buchungstext exportiert. Dabei werden Variable wie {NR} {NAME1} in jedem Datensatz durch die tatsächliche Belegnummer und den Namen des Rechnungsempfängers ersetzt.
incl. PDF-Belegen: Damit das PDF des Belegs korrekt mit Ihrem Briefpapier abgestellt werden kann, muss das ELA-Profil (ELektronische Rechnungs-Ablage) eingerichtet sein.
Simba Fibu Webservice: Beim Export können entweder Exportdateien abgestellt werden, via Webservice können die Daten aber auch direkt an die Fibu übergeben werden. Voraussetzung hierfür ist, dass Fibu und ERP im gleichen Haus sind und die Fibu über Webservice erreicht werden kann. Die Einrichtung erfolgt in Absprache mit Ihrem Simba-Anwendungsberater.
IP Simba Fibu Webservice: Einzutragen ist die IP-Adresse des Servers, auf dem die Simba Finanzbuchhaltung installiert ist.
Port Simba Fibu Webservice: Einzutragen ist der Port der IRIS-Installation der Finanzbuchhaltung.
Exportdatei speichern unter: Werden Dateien abgestellt, so ist es sinnvoll, diese zentral zu speichern. Wir empfehlen in diesem Fall die Speicherung im Mandantenordner unter \Data\scs
Export ausführen: Über diesen Button wird der Export aufgerufen. Die exportierten Dateien sind im Anschluss im gewählten Verzeichnis in einem .zip-Ordner abgestellt. Der Name des Ordners setzt sich zusammen aus der Fibu-Mandantennummer und einem Zähler.
Der Reiter KK-Export
Über diesen Reiter werden Kontokorrentdaten auch ohne Belege exportiert.
Der Reiter Einzel-Export-Protokoll
Der Datenexport wird protokolliert, das Protokoll kann über die Diskette gespeichert werden.
Der Reiter Massenexport Protokoll
Falls mehrere Mandanten gleichzeitig exportiert werden, wird hier der Export zu jedem Mandanten protokolliert.
Prüfen Sie nach jedem Export die Exportprotokolle.
Ausgleichsbuchungen
Innerhalb eines Belegs kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Ist die Summe der Nettobeträge je MwSt-Satz plus die Summe der MwSt-Beträge je MwSt-Satz ungleich dem Rechnungsendbetrag, so wird automatisch eine Ausgleichsbuchung über den Differenzbetrag erstellt.
Die ZIP-Datei beinhaltet die folgenden Dateien: