Rechnungen per E-Mail versenden

Über diesen Menüpunkt werden Rechnungen und Gutschriften per E-Mail versendet.

Um die Belege erfolgreich versenden zu können, müssen folgende Voraussetzungen auf Systemebene, auf Kundenebene und auf Belegebene erfüllt sein:

• In den SimbaERP Grunddaten muss das Mailsetup eingerichtet sein.
• In den Stammdaten des Rechnungsempfängers muss im Container Intervall-Autoversand die Einstellung Rechnung per Mail auf Ja gesetzt sein.
• Der Rechnungsempfänger muss eine valide E-Mail-Adresse haben, wobei in erster Priorität die im Intervall-Autoversand hinterlegte Adresse verwendet wird. Ist dieses Feld leer, wird die im Feld E-Mail eingetragene Adresse verwendet.

Die Rechnungen und Gutschriften müssen zudem folgende Merkmale erfüllen:

• Es werden nur freigegebene Belege gemailt (freigabe<>0).
• Es werden nur Rechnungen mit Status offen (status=0) gemailt, stornierte Belege werden nicht gemailt.
• Belege, die bereits über den Massendruck gedruckt wurden (printed=1) werden nicht gemailt.
• Belege, die bereits über diesen Menüpunkt gemailt wurden, werden ebenfalls kein weiteres Mal gemailt.

Der Arbeitsbereich Rechnungen per Mail versenden ist dreigeteilt.

Im linken Bereich stehen die Belege, die zum Versand anstehen. Angezeigt werden:

• die Belegnummer
• die Kundennummer, der Name und die E-Mail des Rechnungsempfängers
• die ggf. abweichende E-Mail-Adresse, die lt. Eintrag im Kundenstamm für den Versand von Rechnungen zu nutzen ist
• der Endbetrag des Belegs
• das Belegdatum

Beim Öffnen des Arbeitsbereichs haben zunächst alle Belege das Häkchen senden gesetzt. Das Häkchen kann über die Button Alle abwählen, Alle auswählen und Auswahl umkehren entfernt oder wieder gesetzt werden. Durch Anticken des Häkchenfeldes kann das Häkchen zudem für einzelne Belege gesetzt oder entfernt werden.

Es werden nur die Belege gemailt, für die das Häkchen senden gesetzt ist.

Im rechten Bereich des Bildschirms wird angezeigt, mit welchen Standardtexten die Mails verschickt werden. Die Absenderangaben kommen aus den SimbaERP Grundeinstellungen, aus der Anschrift.

Die Standardtexte für Betreff und Bodytext der Mail sind in den Textvorlagen gespeichert. Hat ein Kunde im Kundenstamm individuelle Einträge für Betreff und Bodytext, so wird die Mail mit diesen individuellen Texten verschickt.

Testmail senden

Über diesen Button testen Sie Ihre Einrichtungen. Es öffnet sich ein Fenster, hier tragen Sie den Empfänger der Testmail ein. Mit OK wird der erste mit senden markierte Beleg an die eingetragenen Testadresse versendet.

Rechnungen nun versenden

Ist die Testmail korrekt, starten Sie den Mailversand über Rechnungen nun versenden.

Der Versand wird protokolliert und über den Button Protokoll angezeigt. Im Protokoll können Sie über die Spalte Erfolgreich filtern und schnell erkennen, welche Belege nicht versendet werden konnten. Sollten Belege nicht gemailt werden können, weil z.B. die eingetragenen E-Mail-Adressen fehlerhaft sind, genügt es, die Adressen im Kundenstamm zu korrigieren, den Arbeitsbereich Rechnungen per Mail versenden zu Aktualisieren und den Versand erneut zu starten. Es werden dann nur noch die Belege angezeigt und versendet, die nicht schon gemailt wurden.