KK-Selektion

Ziel einer KK-Selektion ist die Selektion von Adressdaten anhand von unterschiedlichen Kriterien. Diese Daten können anschließend entweder innerhalb oder außerhalb der Anwendung verarbeitet werden.

Innerhalb der Anwendung können Adressetiketten gedruckt und Serienbriefe erstellt werden. Für eine externe Weiterverarbeitung können die Kundendaten in unterschiedlichen Dateiformaten (PDF, XLSX, CSV, DOCX) exportiert werden. Exportiert werden die Anschriften und Kommunikationswege (Telefon, E-Mail) der Kunden.

Bei der Neuanlage der KK-Selektion sind die Felder ID und Name Pflichtfelder. Im Feld Beschreibung kann beschrieben werden, aufgrund welcher Kriterien Kunden selektiert werden. Die Felder Erstellt von, Letzte Änderung und Export werden automatisch gefüllt. Das Exportdatum wird automatisch gesetzt, wenn entweder Etiketten gedruckt oder über den SimbaOffice-Writer eine Datenabfrage zur KK-Selektion erstellt wird. Für alle anderen Exporte kann das Datumsfeld überschrieben werden.

Die Seite Selektion ist viergeteilt. Im oberen Bereich befinden sich mehrere Button, die in die Suche der entsprechenden Module verzweigen. Welche Button angezeigt werden ist abhängig von der Einrichtung Ihrer Anwendung bzw. der lizenzieren Module.

Es ist möglich, das Sie Ihre Zielgruppe nicht über eine einzige Selektion ermitteln können. Dann sind mehrere Teilselektionen notwendig. Die Ergebnis aller Teilselektionen wird in der rechten Tabelle Endgültige Selektion angezeigt. Die letzte Teilselektion steht in der linken Tabelle Vorläufige Selektion.

Die Button Selektieren, Deselektieren und Entfernen am unteren Bildschirmrand verändern das Ergebnis der endgültigen Selektion.

Der Button Kunden verzweigt in die Kundensuche. Wenn Sie z. B. Kunden aus Berlin selektieren möchten, suchen Sie in der Kundensuche über den Ort Berlin, führen die Suche aus und klicken auf den Button Weiter. Ihre Kunden aus Berlin werden nun in der Tabelle Vorläufige Selektion angezeigt. Über den Button Selektieren am unteren Bildschirmrand werden die Adressen in die rechte Tabelle überführt, die das endgültige Selektionsergebnis anzeigt.

Der endgültigen Selektion können weitere Kunden hinzugefügt werden, z. B. Adressen aus Potsdam. Wiederholen Sie hierzu die Kundensuche und grenzen Sie nun auf den Ort Potsdam ein. Führen Sie die Suche erneut aus und klicken Sie auf den Button Weiter. In der Tabelle der vorläufigen Selektion stehen nun die Adressen aus Potsdam. Nachdem Sie diese Adressen über den Button Selektierenin die Tabelle Endgültige Selektion überführt haben, enthält die endgültige Selektion alle Adressen aus Berlin oder Potsdam.

Adressen können nicht nur über die Stammdaten selektiert werden, Sie können auch über Bewegungsdaten selektieren. Die Button Rechnung, Lieferschein, Auftrag und Angebot verzweigen in die jeweilige Suche der Belege. Ermittelt werden die Kundennummern, die im Beleg im Feld „Rechnung an“ stehen.

Es ist möglich, dass eine Kundennummer im Suchergebnis der Belegsuche und in der vorläufigen Selektion mehrfach gelistet ist, weil der Kunde z. B. in einer Periode mehrere Rechnungen erhalten hat. Im Ergebnis der endgültigen Selektion ist eine Kundennummer aber immer nur einmal - egal wie oft Sie weitere Adressen hinzufügen, egal über welche Button Sie suchen.

Ein Beleg kann mehrere Jahre alt sein, die Kundenanschrift kann sich zwischenzeitlich geändert haben. Aus diesem Grund wir aus dem Beleg nur die Kundennummer ermittelt. Die in der endgültigen Selektion angezeigte Anschrift ist die aktuelle Anschrift aus dem Kundenstamm.

Um diesen Button nutzen zu können, benötigen Sie Kenntnisse über die Datenstruktur der Anwendung. Sie müssen wissen, in welchen Tabellen gesucht werden soll, in welchem Feld - keyfeld - die Kundennummer steht und wie dieses Feld in dieser Tabelle heisst. Bei Bedarf erstellen wir kundenspezifische Abfragen, die unter Notizen gespeichert und in jeder KK-Selektion angezeigt werden.

Beispiel für eine Selektion über den SQL Editor:

Selektiert werden die Käufer des Artikels SW10047. Mit Übernehmen werden die Kundennummern in der Tabelle der vorläufigen Selektion angezeigt.

Über diesen Button werden Adressen, die sich in der vorläufigen Selektion befinden, in die endgültigen Selektion überführt. Es werden aber nur die Adressen überführt, die in der ersten Spalte ein Häkchen haben. Die Anzahl der Adressen in der endgültigen Selektion wird größer.

Über diesen Button werden Adressen, die sich in der vorläufigen und in der endgültigen Selektion befinden, aus der endgültigen Selektion entfernt. Es werden aber nur die Adressen entfernt, die in der ersten Spalte der vorläufigen Selektion ein Häkchen haben. Die Anzahl der Adressen in der endgültigen Selektion wird kleiner.

Beispiel: Selektiert werden sollen alle Kunden aus Deutschland, aber nicht die aus Köln. Im ersten Schritt selektieren Sie alle Adressen aus Deutschland in die endgültige Selektion. Anschließend suchen Sie über den Ort Köln. Sind die Kölner in der vorläufigen Selektion, deselektieren Sie die Adressen, die in der vorläufigen Selektion sind über den Button Deselektieren aus der endgültigen Selektion. Die endgültige Selektion enthält nun nur noch Adressen aus Deutschland, aber ohne Köln.

Über diesen Button bereinigen Sie das endgültige Selektionsergebnis. Entfernt werden alle Adressen, die in der ersten Spalte ein Häkchen gesetzt haben.

Ist die KK-Selektion erstellt, muss sie gespeichert werden. Gespeichert werden nur die Kundennummern, so dass - wenn Sie zu einem späteren Datum die KK-Selektion wieder öffnen - die Anschriften zu diesen Kundennummern aktualisiert werden. Zwischenzeitliche Adressänderungen werden also berücksichtigt.

Über Exportieren können Sie die Adressen entweder im Filesystem oder im SimbaDMS speichern. Mögliche Datenformate sind PDF, XLSX, CSV oder DOCX.

Der Etikettendruck wird über den Menüpunkt Etikettendruck gestartet. Nach Ausführen müssen Sie die ID der KK-Selektion eintragen und mit OK bestätigen. Zur Verfügung steht ein Etikettenreport im Format 2 x 5 Etiketten. Gerne erstellen wir für Sie einen individuellen Report nach Aufwand.

Serienbriefe erstellen Sie über den SimbaOffice-Writer. Wählen Sie dabei die Datenabfrage KKSelektion und im Anschluss den Namen Ihrer Selektion.