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In der Simba ERP können in derselben Instanz - auf der gleichen Datenbank - mehrere Unternehmen als Mandanten geführt werden. Beispiele hierfür sind z. B. Mutterunternehmen und Tochtergesellschaften.
Wenn mit mehreren Mandanten gearbeitet wird, wird zwischen mandantenabhängigen und mandantenübergreifenden Daten unterschieden.
Mandantenabhängige Daten sind Daten, die für jeden Mandanten individuell geregelt werden. Hierzu gehören die im Mandanten zu speichernden Stammdaten des jeweiligen Mandanten, also seine Anschrift, seine Kontaktdaten, seine Steuernummer, seine Bankverbindung, die EMail Einstellungen für den Versand von Belegen oder das Briefpapier das beim Belegdruck gezogen werden soll.
Mandantenabhängig sind auch Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung. In jedem Beleg kann der Mandant ausgewählt werden. Beim Druck der ZUGFeRD-Rechnung werden dann die Informationen aus dem Mandanten im xml der Rechnung gespeichert.
Mandantenübergreifende Daten sind z. B. der Kundenstamm und die Artikel. Alle Mandanten können auf diese Daten zugreifen.
Anmerkung:
In jeder SimbaERP mit mind. Programmstand Sommer 2026 gibt es einen Mandanten, den Mandanten NOR. Für Simba-Kunden, die bisher nur mit einem bzw. keinem Mandanten gearbeitet haben, wurden die in den Grunddaten und Systemparametern gespeicherten Daten zur X-Rechnung in den Mandanten NOR kopiert.
Status: Nur zu aktiven Mandanten können Belege erfasst werden.
Bezeichnung: Pflichtfeld, Kurzname des Mandanten
Standard-Mandant: Wenn Sie mit nur einem Mandanten arbeiten, ist dies der Standard-Mandant, setzen Sie Ja. Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, erklären Sie einen Mandanten zum Standard-Mandanten. Es muss einen Standard-Mandanten geben.
(Haupt-) Ansprechpartner: Die E-Rechnung benötigt zwingend einen Ansprechpartner. Ist im Beleg kein Ansprechpartner gesetzt, so wird der hier eingetragene Ansprechpartner an das xml der Rechnung übergeben.
Fibu-MandantenNr.: Sollen Belege über den SCS-Export an die Simba Finanzbuchhaltung übergeben werden und ist in den Belegen ein Mandant gesetzt, so muss hier die Nummer des Mandanten in der Finanzbuchhaltung eingetragen sein. Mit dieser Nummer werden die Belege an die Finanzbuchhaltung übergeben. Ist keine Fibu-MandantenNr. eingetragen, können keine Belege exportiert werden.
Belegnr.Prefix: Das Prefix ist eine Ziffer. Diese Ziffer kann Bestandteil der Belegnummer sein, so dass man anhand der Ziffer Belege von mehreren Mandanten unterscheiden kann.
Ein Mandant kann mehrere Bankverbindungen haben. In der E-Rechnung kann aber nur eine Bankverbindung gespeichert werden. Übergeben wird die Bankverbindung, deren Kennzeichen im Beleg gespeichert ist. Hat der Beleg kein Kennzeichen, wird automatisch die Bank mit dem Kennzeichen HB1, Hausbank1, genommen. Kann für die E-Rechnung keine Bankverbindung ermittelt werden, ist die E-Rechnung fehlerhaft.
Konto-IBAN: Ist die IBAN eingetragen, verlassen Sie das Feld mit ENTER oder TAB. Bank-Name und BIC werden dann automatisch gesetzt.
Definieren Sie in einem ersten Schritt die EMail-Einstellungen des Standard-Mandanten.
Gelten diese Einstellungen auch für aller übrigen Mandanten, so ist Nichts zu tun. Wenn in den übrigen Mandanten Standardeinstellungen Ja gesetzt ist, werden die Einstellungen des Standard-Mandanten auch in den anderen Mandanten verwendet. Nur die abweichenden Einstellungen müssen zum jeweiligen Mandanten definiert werden.
Belege können mit unterschiedlichen Absendern versendet werden, z.B. buchhaltung@simba.de, angebot@simba.de…
Hat eine Belegart individuelle Einstellungen ja, dann können diese Einstellungen
Keine (Standard verwenden) zu setzen - oder Einstellung von
Speichern Sie die Eintragungen über den Button Übernehmen.
Absenderzeile: Wenn der Report dies vorsieht, wird die Absenderzeile auf dem Beleg oberhalb des Anschriftenfeldes angedruckt.
Briefpapier: Beim Belegdruck kann Briefpapier als Hintergrund gedruckt werden. Tragen Sie hier nur den Namen der Briefpapier-Datei ein, z.B. Briefpapier.png. Speichern Sie zudem die Datei im Mandantenordner unter \report\Vorlagen ab. Das Dateiformat ist fix PNG.