Excelimport

Über den Excelimport können unterschiedliche Datensätze importiert werden: Kunden, Artikel, Lieferanten…

Ziel des Imports ist entweder

• die bereits in der ERP vorhandene Datensätze zu löschen (Delete) und
• neue Datensätze anzulegen (Insert).

oder

• bereits in der ERP vorhandene Datensätze mit den Daten der Importdatei zu aktualisieren (Update) und
• neue Datensätze anzulegen (Insert).

Dabei werden folgende Fälle unterschieden:

1 Die Felder in der ERP, die auch in der Importdatei sind, werden mit den Daten der Importdatei überschrieben. Felder, die nicht in der Importdatei sind, bleiben unverändert.

Die Importdatei muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Die Importdatei muss eine Exceldatei mit der Endung *.xls sein.
• Enthält die Excel-Datei Boolean-Felder muss TRUE bzw. FALSE übergeben werden.
• Enthält die Importdatei Schlüsselfelder, so sollten die Werte mit den Werten in der ERP übereinstimmen.

Beispiel: Die Importdatei hat die Spalte Warengruppe. Die Warengruppe ist ein Schlüsselfeld. Folgende Schlüssel sind in der ERP angelegt: P= Papier, T=Toner Diese Kürzel müssen auch in der Importdatei verwendet werden. Ggf. muss in der Importdatei das Wort ‚Papier‘ durch P und das Wort ‚Toner‘ durch T ersetzt werden.

Um den Status Quo zu sichern, erstellen Sie zuerst ein Backup über den Menüpunkt Backup erstellen.

Nehmen Sie im Fenster Excelimport die folgenden Eintragungen vor:

Dateiname: Wählen Sie das Verzeichnis und den Dateinamen. (Wo liegt die Importdatei?)

BlattName: Wie heißt das Blatt, das importiert werden soll, in der Excel-Tabelle? Name des Blattes eintragen.

Schlüsselfeld1: Über welches Feld soll der Datenabgleich stattfinden? Wenn Sie Artikel importieren, wählen Sie hier artnr oder code (entspricht dem Barcode)

Schlüsselfeld2: Es gibt Tabellen, in denen sich die Eindeutigkeit eines Datensatzes aus 2 Feldern ergibt. Nur in diesen Fällen ist hier ein Eintrag erlaubt.

Zieltabelle: Welche Daten importieren Sie? Wenn Sie Artikel importieren wählen Sie artikel, wenn Sie Kunden importieren wählen Sie debituer. Im Anschluss wird die Zuordnungstabelle angezeigt – Tabelle rechts – Das kann je nach Anzahl der Felder in dieser Tabelle etwas dauern.

Daten überschreiben: Falls Sie hier das Häkchen setzten, werden zuerst alle bereits in der ERP vorhandenen Datensätze gelöscht (z. B. alle Artikel) (Delete) und anschließend die Datensätze aus der Importdatei in der ERP angelegt (Insert) .(siehe Punkt 1)

1. Zeile importieren: Falls die Importdatei einen Kopfdatensatze mit der Beschreibung der Spaltenköpfe enthält, wird mit der Einstellung NEIN dieser erste Datensatz überlesen und nicht importiert.

Datei laden: Klicken Sie nun den Button Datei laden. Anschließend werden in der linken Tabelle die Datensätze der Importdatei angezeigt.

Zuordnungen:

In den Zuordnungen ist definiert, welche Spalte der Importdatei in welches Feld der ERP gehört. Nur Werte aus zugeordneten Spalten werden importiert.

Im Beispiel steht die Bezeichnung des Artikels in Spalte T (= die 20. Spalte) der Importdatei. Die Information muss in das Feld bezeichnun der ERP importiert werden. Die Spalte wird beim Excel-Import nicht Ign= Ignoriert sondern U=Update.

Zuordnungen setzten:

Um neue Zuordnungen zu setzen klicken Sie zuerst in das entsprechende Feld unter Zuordnungen und anschließend in eine beliebige Zelle der entsprechenden Spalte. Automatisch setzt sich dann die Nummer der Spalte in das Zuordnungsfeld. Die Nummer der Spalte steht in [ ] . Es ändert sich auch der gesetzte Punkt von Ign auf Upd.

Speichern:

Über den Button Speichern werden die vorgenommenen Eintragungen und die Zuordnungen in einer separaten Datei gespeichert. Diese separate Datei liegt im gleichen Verzeichnis wie die Importdatei, sie hat den gleichen Namen wie die Importdatei und die Endung *.xls.def. In der *def-Datei befinden sich keine Importdaten, in dieser Datei ist vielmehr definiert, welche Datensätze, durch den Import wie verändert werden sollen, z.B. welche Spalte der Excel-Datei welchen Wert in der Anwendung aktualisieren soll.

Falls Sie zukünftig immer wieder Dateien im gleichen Format importieren, speichern Sie die neuen Dateien unter dem Dateinamen der Ursprungsdatei ab. Die neuen Dateien müssen dann im ursprünglichen Verzeichnis liegen. Neue Importdatei und ursprüngliche *xls.def finden sich über den Dateinamen, so dass Zuordnungen nicht immer wieder vorgenommen werden müssen.

Import starten:

Sind alle Eintragungen vorgenommen, starten Sie den Import über den Button Import starten. Ist der Import beendet, wird angezeigt, wie viele Datensätze importiert wurden.

Prüfen Sie unterschiedlichste Fälle: Wurden Artikel gelöscht? Wurden Artikel neu angelegt? Wurden Artikel geändert?

Müssen die ursprünglichen Daten wiederhergestellt werden, weil zum Beispiel die Prüfung Fehler in der Importdatei ergeben hat, so geschieht dies über den Menüpunkt Backup erstellen.

Über die Funktionenliste können Daten der Importdatei während des Imports bereinigt bzw. ergänzt werden. Dies geschieht, wenn als value die Nummer der Spalte der Importdatei, z.B. [1] in die entsprechende Funktion eingetragen wird.

1. #Trim(value): Entfernt führende und nachstehende Leerstellen eines Strings

2. #GetPLZ(value): Nimmt nur die Zahlen aus der PLZ (Leerzeichen usw. werden entfernt). Beinhaltet eine Excel-Zelle z. B. den Wert „73760 Ostfildern“ würde die Methode nur die PLZ „73760“ ermitteln.

3. #Num(value):Typsicher für numerische Werte

4. #NumKDNR(startwert): Um Kundennummern zu vergeben falls keine in der Excel stehen. Ab dem startwert wird immer die nächsthöhere freie Nummer genommen

5. #GetOnlyChar(value): Nur Buchstaben, Zahlen werden aus dem String entfernt

6. #GetOnlyNum(value): Nur Zahlen, Buchstaben werden ausgelassen

7. #land(value): Ändert ausgeschriebene Ländernamen in Kürzel (Nicht ohne Rücksprache verwenden)

8. #Merge(value1, value2): 2 Spalten zusammen in ein DB-Feld schreiben

9. #sperre(value): Liefert „G“ wenn „J“ in dem Feld eingetragen ist, sonst „N“. Nicht ohne Rücksprache verwenden

10. #toLookUp(key, value): Für Nachschlagewerte, prüft, ob der Schlüssel schon in der ERP angelegt ist. Wenn nein wird ein neuer Schlüsseleintrag angelegt. Für jeden neuen Eintrag wird ein Schlüssel mit Key (von 01 an hochzählend) und Beschreibung angelegt. Die Beschreibung entspricht dem Wert aus der Importdatei.

11. #GetLine([]): Für Excel-Zellen mit mehrzeiligem Eintrag innerhalb einer Zelle. Der Aufruf #GetLine(1||3) liefert aus Spalte 3 der Exceltabelle immer nur die erste Zeile (je Excelzeile).