Der Belegungsplan ist ein Kalender, in dem Zimmerreservierungen in Form von Terminen erfasst und angezeigt werden. Als Ansicht empfiehlt sich Chronologisch in Verbindung mit Automatische Zellenhöhe. Diese Ansicht muss einmalig unter dem Menüpunkt Ansicht definiert und gespeichert werden.
In der linken Spalte Übersicht sind die Zimmer nach ihrer Lage gruppiert und untereinander angeordnet. Steht der Mauszeiger auf der Zelle Übersicht, wird ein Filter sichtbar. Über ihn können Zimmer ein- oder ausgeblendet werden. Die Reihenfolge der Zimmer kann über den Pfeil nach oben bzw. unten umgekehrt werden.
Den größten Teil des Bildschirms nimmt das Kalendarium ein. Angezeigt werden ca. 30 Tage. Über die Pfeiltasten Zurück und Vorwärts auf der Startseite geht die Anzeige im Kalender weiter vor oder zurück. Über das Icon Heute springt die Anzeige zum aktuellen Tagesdatum.
Einen eintägigen Termin erfassen Sie am schnellsten mit Doppelklick in die Zelle, die im Schnittpunkt des gebuchten Zimmers und des Anreisetags liegt.
Einen mehrtägigen Termin erfassen Sie, indem Sie mit einem einfachen Klick auf die Zelle im Schnittpunkt von Anreisetag und Zimmer klicken und die Maus bis zum Abreisetag ziehen. Über die rechte Maustaste öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie hier Neuer Termin.
Alternativ können Sie auch in der Zimmerzeile den gebuchten Zeitraum markieren und dann das Icon Neuer Termin auf der Startseite anklicken.
In allen drei Fällen sind in dem sich öffnenden Termin das Zimmer, Anreisedatum und Abreise sowie der Preis des Zimmers vorbelegt. Die Uhrzeit für die voraussichtliche An- und Abreise ist ebenfalls eingetragen. Sie wird in den Systemparametern Zimmer_Checkin und Zimmer_Checkout definiert und kann im Termin geändert werden.
Kunde: Über das Fragezeichen hinter dem Feld gelangen Sie in die Kundensuche.
Neuer Kunde: Ist der Gast noch nicht im System, kann er direkt über das Icon angelegt werden.
Anzeigen als: Ein Termin kann als gebucht oder reserviert markiert werden. Außerdem kann angezeigt werden, ob der Gast schon angereist oder bereits abgereist ist.
Kommentarfeld: Kommentare zur Buchung können hier gespeichert werden.
Speichern und Schließen: Nach dem Speichern des Termins wird die Buchung als Balken im Kalender angezeigt. Mit mouseover werden alle wichtigen Details zur Buchung im Kalender sichtbar, auch ohne den Termin zu öffnen.
Rechnung erstellen: Aus dem geöffneten Termin heraus wird über dieses Icon die Rechnung erstellt. Die angezeigte Rechnung hat eine Rechnungsposition. Als Rechnungsempfänger ist der Kunde aus dem Termin gesetzt. Berechnet wird der im Zimmer hinterlegte Preis. Der Artikel für die Berechnung ist im Systemparameter Zimmer_Übernachtungsartikel definiert (Artikelnummer).
Ein Termin kann aus der Kalenderübersicht heraus gelöscht werden. Klicken Sie hierzu den Termin mit der rechten Maustaste an und löschen Sie ihn. Sie können ihn aber auch zuerst mit Doppelklick öffnen und dann über das Icon Löschen löschen.