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Zum Menüpunkt Rechnung erfassen, verwalten und drucken Sie Einzelrechnungen und Gutschriften.
Eine Gutschrift ist eine Rechnung mit negativem Rechnungsendbetrag. Erfassen Sie eine Gutschrift, indem Sie entweder eine Rechnung in eine Gutschrift wandeln oder indem Sie in der Tabelle der Artikel-Positionen vor die Menge das Minus setzen, z. B. -1.
Ist der Beleg fertig erfasst, muss er gespeichert werden. Dies geschieht entweder mit Strg+s oder über das Symbol der Diskette.
Es folgt die Abfrage, „Wollen Sie diesen Beleg für weitere Verarbeitungsprozesse freigeben?“ Geben Sie den Beleg nicht frei, so „ruht“ er. Nur freigegebene Rechnungen werden mit dem SCS-Export an die Finanzbuchhaltung übergeben, nur freigegebene Lieferscheine stehen für Sammelrechnungen zu Verfügung.
In diesem Container ist festgehalten, mit welchen anderen Geschäftsfällen die Rechnung in Verbindung steht. So können Bestelldatum und Bestellzeichen hinterlegt werden.
Auftrag Nr.: Die Auftragsnummer wird automatisch gesetzt, wenn eine Rechnung durch das Wandeln eines Auftrags entstanden ist. Die Nummer kann nicht manuell gesetzt oder überschrieben werden.
Projekt: Im Gegensatz zur Auftragsnummer kann ein Projekt manuell eingetragen, gelöscht oder überschreiben werden. Beim Wandeln wird das Projekt in den neuen Beleg geschrieben.
Gutschrift zur Rechnung: Handelt es sich beim angezeigten Beleg um eine Gutschrift zur Rechnung, die durch Wandeln der Rechnung entstanden ist, so ist die Rechnungsnummer automatisch in der Gutschrift gespeichert. Die Rechnungsnummer kann aber auch manuell eingetragen werden.
Lieferschein Nr: Die Lieferscheinnummer wird automatisch gesetzt, wenn eine Rechnung durch das Wandeln eines Lieferscheins entstanden ist. Die Nummer kann nicht manuell gesetzt oder überschrieben werden.
Liefer- und Leistungsdatum: Mit dem Wandeln eines Lieferscheins wird das Datum des Lieferscheins als Liefer- und Leistungsdatum in die Rechnung geschrieben. Das Datum kann vom Rechnungsdatum abweichen.
Beim Import der Buchungsdaten in die Finanzbuchhaltung ist das Leistungsdatum des Belegs ausschlaggebend für seine Zuordnung zu einem Erfassungskreis.
Der Container wird angezeigt, wenn die E-Rechnungsschreibung für ihre Anwendung lizenziert ist.
Leitweg-ID: Die Leitweg-ID ist die Identifikationsnummer Ihres Kunden für E-Rechnungen.
Projektreferenz: Projektreferenz bzw. Kassenzeichen (BT-11)
Vertragsreferenz: Kundenspezifische Vertragsreferenz (BT-12)
Die angezeigten Werte kommen aus dem Kundenstamm der Rechnungsadresse und können in der Rechnung überschrieben oder gelöscht werden.
Beim Druck der Rechnung und der Ausgabe auf PDF Datei erstellen wird ein PDF mit integrierter XML im XRechnungsformat erstellt. Simba ERP erzeugt damit aktuell immer sog. „hybride“ Rechnungen.
Das XRechnungs-XML, genauer die Datei factur-x.xml wird im PDF-Viewer angezeigt. Klicken Sie hierzu auf das Icon der Büroklammer. Die Datei kann mit Doppelklick geöffnet oder mit Klick auf das Icon Diskette gespeichert werden.
Der Versand von PDF und integrierter XML als email geschieht wie sonst auch, hier ist nichts Besonderes zu beachten.
In der XRechnungs-XML sind neben den reinen Belegdaten auch Informationen zum Rechnungssteller enthalten. Die Daten werden für die korrekte Dateierstellung benötigt und müssen vorab einmalig in den Simba ERP Grunddaten gepflegt werden.
In den Nachschlagewerten ist die Tabelle Masseinheiten (MASS) um die international gültigen Abkürzungen für alle verwendeten Einheiten zu ergänzen. Speichern Sie die Abkürzungen in der Spalte EinheitXRechnung.
Anzeige der zu einer Rechnung hinterlegten Dokumente.
Grundlegendes zu Dokumenten finden Sie in der Hilfe zum Kundenstamm beschrieben.
Eine systemweit einheitliche Ordnerstruktur Angebote wird im Systemparameter DMS_RECHNUNGSSVERWALTUNG definiert.
Ist zu einer Rechnung eine Ordnerstruktur festgelegt und wurde für diese Rechnung bereits ein PDF gedruckt, so wird das PDF der Rechnung automatisch im Ordner Druckausgaben abgestellt - es sei denn auf dem Kundensystem wurde ein abweichender Ordner für die Ablage von Rechnungen definiert.