Allgemeine Hilfe

- in Bearbeitung -

Simba ERP zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität aus. Dies betrifft die Gestaltung der Oberfläche, die Definition von Workflows, die Einrichtung von Modulen und nicht zuletzt die Programmierung von individuellen Funktionen.

Abhängig von der in ihrem Unternehmen eingesetzten Lösung können Oberflächen anders aussehen und eine andere Bedienung erfordern. In dieser allgemeinen Hilfe beschriebene Standard-Funktionen und illustrierende Abbildungen sind daher ggf. von ihrer Lösung abweichend.

• Starten Sie die Simba ERP mit Mausklick auf das Icon Simba.ERP Client. Das Icon sollte auf Ihrem Desktop oder in der Taskleiste angezeigt werden. Falls nicht, wenden Sie sich bitte an ihren Systemadministrator.
• Es öffnet sich das Loginfenster.
• Tragen Sie bei der Erstanmeldung nur Ihren Benutzernamen ein und klicken Sie auf den roten Button Anmelden.

• Legen Sie im folgenden Fenster Ihr persönliches Kennwort (=Passwort) fest, wiederholen Sie das Kennwort und Speichern Sie es.
• Das Loginfenster öffnet sich erneut. Tragen Sie nun zusätzlich Ihr Passwort ein und melden Sie sich an.

Nachdem Ihr Passwort einmal gespeichert wurde, melden Sie sich bei jeder weiteren Anmeldung direkt mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an.

Die blaue Titelleiste befindet sich am oberen Bildschirmrand. Sie umfasst die folgenden Bereiche (von links nach rechts):

• Ihren Firmennamen und ihre Lizenznummer. Klicken Sie auf diesen Bereich, so öffnet sich das Hauptmenü der Simba ERP.
• My Workspace. Über dieses Icon verzweigen Sie in das DMS.
• Die Anzahl der geöffneten Anwendungen. Hier können Sie zwischen geöffneten Menüpunkten wechseln.
• Suchfeld. Diese allgemeine Suche ist modulübergreifend.
• Bildschirm. Über dieses Icon richten Sie die Bildschirmanzeige bei Verwendung von mehreren Bildschirmen ein.
• Simba Logo. Sie gelangen in die Simba ERP Systeminfo. Hier werden für den Support wichtige Informationen abgestellt.
• Fragezeichen ? Aufruf der Allgemeinen Hilfe.
• Schaltflächen zum Minimieren, Maximieren und Schließen.

Mit der Funktionstaste F12 oder mit Linksklick auf Ihrem Firmennamen bzw. Ihrer Lizenznummer (links oben) öffnet sich das Hauptmenü. Jeder Hauptmenüpunkt ist in mehrere Menüpunkte gegliedert, diese werden angezeigt, wenn Sie einen Hauptmenüpunkt anklicken.

Egal wo Sie sich in der ERP befinden, mit der Funktionstaste F12 wird das Hauptmenü angezeigt.

Sie können durch das Hauptmenü navigieren oder gezielt nach einen Menüpunkt suchen. Das weiße Feld unterhalb von Ihre Anwendung ist ein Suchfeld. Gesucht wird über alle Menüpunkte und deren Untertitel. Es handelt sich um eine enthält-Suche. Mögliche Treffer werden sofort angezeigt.

Um jederzeit schnell auf einzelne Menüpunkte zugreifen zu können, kann der Anwender individuelle Favoriten definieren. Favoriten werden benutzerbezogen gespeichert. Sie umfassen die Anwendungen, die ein Anwender für seine tägliche Arbeit häufig benötigt und die er als Favorit gespeichert hat.

• Rechtsklick auf den gewünschten Menüpunkt
• Im angezeigten Kontextmenü Linksklick auf Zu Favoriten hinzufügen.
• Definieren Sie so nach und nach Ihre Favoriten.

Zur Seite der Favoriten gelangen Sie über den Button Favoriten (unten links).

Über den Button Ihre Anwendungen gelangen Sie wieder zurück ins Hauptmenü.

Für den schnellen Direktzugriff gelangen Sie beim nächsten Programmstart direkt auf die Seite der Favoriten.

Ihr Administrator hat die Möglichkeit, Favoriten direkt in den Autostart zu legen. Beim nächsten Programmstart wird das Modul dann automatisch geöffnet.

• Fahren Sie - wenn Sie als Admin angemeldet sind - mit der Maus über die rechte obere Ecke eines Favoriten
• Klicken Sie auf das Sternchen-Symbol
• Ändern Sie das Feld Autostart auf Ja
• Übernehmen Sie die Eintragungen

In Simba ERP können mehrere Anwendungen gleichzeitig geöffnet sein. Diese liegen dann übereinander. Die Anzahl der gleichzeitig geöffneten Anwendungen wird in der Titelleiste angezeigt. Mit Klick auf Anwendungen werden die geöffneten Anwendungen angezeigt. Mit einem zweiten Mausklick kommt die gewählte Anwendung in den Vordergrund. Sie können so oder mit Strg+Shift+Tab zwischen mehreren geöffneten Anwendungen wechseln.

Diese Suche ist modulübergreifend, Sie umfasst den Artikelstamm, die Belege, den Kundenstamm, das DMS und die Anwendungen. Suchen Sie z. B. über Müller, so werden Ihnen Müller im Kundenstamm, Rechnungen zum Rechnungsempfänger Müller, Lieferscheine, Angebote, Auftragsbestätigungen etc. zu Müller angezeigt.

Sie können die Suche einschränken, indem Sie

• mehrere Suchkriterien über Komma verbinden, z. B. Müller,2025. Angezeigt werden Belege zu Müller aus dem Jahr 2025 oder
• die Suche auf bestimmte Bereiche beschränken, z. B. R:Müller,2025. Angezeigt werden nur Rechnungen zu Müller aus dem Jahr 2025.

Der Linksklick auf einen Datensatz im Suchergebnis öffnet diesen Datensatz.

Die Benutzeroberfläche von Anwendungen, in denen Datensätze angelegt, geändert und gespeichert werden, ist einheitlich gestaltet. Hier drei Beispiele

Kundenstamm:

Artikelstamm:

Rechnungen:

Angezeigt wird:

• Die Nummer des Datensatzes. Das Feld ist beschreibbar. Sie können eine andere Nummer eintragen und diese mit Enter bestätigen. Sofort wird der passende Datensatz angezeigt.
• Die Bezeichnung des Datensatzes
• Darunter angeordnet sind die Seiten und ggf. die Erweiterungen.

Die Benutzeroberfläche der Anwendungen kann je nach Bedarf individuell gestaltet werden.

Zwei Beispiele aus der Anwendung Rechnungen:

Im ersten Beispiel sind der Rechnungskopf und die Positionen auf einer Seite - den Grunddaten - abgebildet.

Im zweiten Beispiel bieten die Grunddaten der Rechnung viel mehr Informationen ( weitere Container wurden hinzugefügt) und die Artikelpositionen befinden sich auf einer zweiten Seite.

Um die Benutzeroberfläche anzupassen, ändern Sie zunächst die Layoutansicht über den blauen Button, so dass die vorhandenen Container in Spalten angeordnet sind.

Sie können nun vorhandene Container verschieben.

Klicken Sie hierzu auf die Überschrift des Containers und ziehen Sie den Container mit gehaltener Maustaste über den Bildschirm an die gewünschte Position. Die jeweilige Zielposition ist blau unterlegt. Lassen Sie den Container im Ziel 'fallen', indem Sie die Maustaste loslassen.

Werden bei einem Container nicht alle Felder angezeigt, passen Sie die Containergröße an, indem Sie die Maustaste an den Rand des Containers bewegen. Nun wird der Mauszeiger als Doppelpfeil angezeigt. Ändern Sie die Containergröße mit gehaltener Maustaste. Ziehen Sie den Containerrand nach unten oder zur Seite, bis er die richtige Größe hat.

Über den Button Anpassen können Sie

• neue Seiten anlegen
• vorhandene Seiten löschen und
• weitere Container an die Oberfläche holen

Es wird zudem angezeigt, welche Container noch verfügbar oder bereits in Verwendung sind.

Über Seite hinzufügen legen Sie eine weitere Seite an und geben dieser Seite einen Namen. Die neue Seite wird mit Übernehmen angezeigt.

Klicken Sie erneut auf Anpassen und wählen Sie aus dem Bereich der Verfügbaren Elemente einen Container. Dieser wird direkt in die neue Seite geladen.

Um einen Container, der bereits in Verwendung ist, auf einer neuen Seite zu positionieren, muss er zunächst auf der ursprünglichen Seite geschlossen werden. Dies geschieht über das Schließen-X in der Überschrift des Containers. Erst jetzt steht der Container wieder bei den verfügbaren Elementen zur Auswahl.

Vorhandene Seiten können Sie über Aktive Seite entfernen löschen. Gelöscht wird die Seite, die angezeigt wurde, bevor Sie auf Anpassen gegangen sind.

Sind alle Seiten korrekt eingerichtet, muss das Layout über Anpassen → Ansicht speichern gespeichert werden.

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht für alle Benutzer zu speichern, soweit die jeweiligen Benutzer noch keine individuell gespeicherten Ansichten haben. Hierzu müssen Sie als admin angemeldet sein.

Erweiterungen ergänzen die jeweilige Anwendung. Die Anzeige von Erweiterungen ist abhängig von den lizenzierten Modulen und Ihren Geschäftsfällen. Zum Programmstart wird mit Ihrem Anwendungsberater besprochen, welche Erweiterungen benötigt und daher angezeigt werden sollen. Falls Sie zum Beispiel Sepa-Mandate ausschließlich in der Finanzbuchhaltung verwalten oder nicht mit Lastschrift arbeiten, kann diese Erweiterung ausgeblendet werden.

In Anwendungen, in denen Sie Datensätze anlegen, ändern und speichern, ist oberhalb eines Datensatzes eine Icon-Leiste sichtbar. Ist der Datensatz gespeichert, werden die folgenden Icon angezeigt:

Zur Bedeutung der Icon (von links nach rechts):

Ist der Datensatz im Änderungsmodus, kann er bearbeitet werden. Klicken Sie hierzu das Icon Ändern an. Nun sind die beiden folgenden Icon sichtbar:

Es werden somit nur die Icon angezeigt, die auch aktuell genutzt werden können.

Eine weitere kleinere Icon-Leiste befindet sich am rechten oberen Bildschirmrand.

Daten werden in unterschiedlichen Typen von Feldern gespeichert. Die gespeicherten Informationen können in der Regel erst geändert werden, wenn der Datensatz im Änderungsmodus ist.

In Textfeldern werden freier Text und/oder Zahlen gespeichert. Die Anzahl der möglichen Zeichen in einem Textfeld ist beschränkt.

Ein Beispiel für ein einzeiliges Textfeld ist die Straße im Kundenstamm.

Ein Beispiel für ein mehrzeiliges Textfeld ist der Text im Container Intervall-Autoversand, ebenfalls im Kundenstamm.

Memofelder sind formatierbare Textfelder. Sie sind mehrzeilig. An der Oberfläche werden sie - aus Platzgründen - einzeilig dargestellt, ihr kompletter Inhalt wird erst sichtbar, wenn man mit der Maustaste auf das Icon am Feldende geht und den Text in voller Länge anzeigen lässt. Beispiel: Feld Hinweis im Kundenstamm

In Datumsfeldern kann nur ein Datum gespeichert werden. I.d.R. wird das Datum manuell im Format TT.MM.JJJJ eingetragen oder über das Icon Kalender am Feldende gewählt.

Boolsche Felder erlauben nur zwei Einträge: Ja oder Nein bzw. Wahr oder Falsch. Einen Eintrag ändern Sie über die seitlichen Pfeiltasten oder mit der Maus. Beispiel: Feld Umsatzsteuerpflichtig im Kundenstamm

In dropdown-Feldern sind nur bestimmte Werte zugelassen. Die Liste der möglichen Werte ist beschränkt und kann vom Anwender nicht erweitert werden. Die Werte werden angezeigt, wenn man im Änderungsmodus auf den nach unten zeigenden Pfeil klickt. Der Wert kann mit der Maus oder über die Pfeiltasten geändert werden. Beispiel: Feld Preismodus im Kundenstamm

Auch in Nachschlagewerten sind nur bestimmte Einträge erlaubt. Die Liste der möglichen Einträge ist aber prinzipiell unbegrenzt und kann vom Anwender erweitert werden.

Ein Nachschlagewert besteht mindestens aus einem Kürzel (Schlüssel) und einer Beschreibung. Ist der Datensatz gespeichert, wird nur die Beschreibung angezeigt. Im Änderungsmodus ist das Feld dreigeteilt. Angezeigt werden Kürzel, Beschreibung und ein Fragezeichen. Über das Fragezeichen gelangen Sie in die zugeordnete Tabelle der für dieses Feld erlaubten Werte. Hier können Sie einen Eintrag mit Doppelklick auswählen und übernehmen. Bekannte Kürzel können Sie direkt in das erste Feld eintragen und mit Enter bestätigen. Beispiel: Feld Land im Kundenstamm

DB-Lookup-Felder sind den Nachschlagewerten sehr ähnlich. Auch Sie sind dreigeteilt und im Änderungsmodus mit einem Fragezeichen versehen. Das Fragezeichen öffnet die Suche zu einer Anwendung, z. B. die Vertretersuche, die Kundensuche oder die Artikelsuche. Mit Ausführen der Suche und Doppelklick auf einen Datensatz im Suchergebnis wird der gesuchte Datensatz bzw. die Nummer des gesuchten Datensatzes in den geöffneten Datensatz geladen. Beispiel: Feld Vertreter im Kundenstamm oder Feld Kunde im Projekt

Es gibt verschiedene Arten von Tabellen:

Das Ergebnis von Suchen (Kundensuche, Artikelsuche, Lieferantensuche, Projektsuche…) wird tabellarisch angezeigt. In der Regel ist die Anzeige der Treffer auf 300 beschränkt. Die Anzahl der Treffer wird links oberhalb der Tabelle angezeigt.

Innerhalb des Suchergebnisses kann auf unterschiedliche Art gefiltert, sortiert oder gruppiert werden:

• Über die Lupe rechts oberhalb der Tabelle. Tragen Sie hier einen Suchtext ein wird spaltenübergreifend gesucht.
• Über die Autofilterzeile. Die Autofilterzeile ist eine Zeile oberhalb des ersten Datensatzes. Sie erlaubt das Filtern in jeder Spalte. Je nach Spaltentyp wird über Datum, <>= oder Text gefiltert. Es ist möglich, gleichzeitig mehrere Filter zu setzen. Durch Rechtsklick auf den Spaltenkopf wird ein Kontextmenü sichtbar. Im Kontextmenü blenden Sie die Autofilterzeile ein- oder aus.
• Über das Filtersymbol im Spaltenkopf. Auch hier ist die Suche je nach Spaltentyp unterschiedlich.

• Zudem ist es möglich, über die nach oben/unten zeigenden Dreiecksymbole in den Spaltenköpfen zu sortieren.
• Sie Gruppieren das Suchergebnis nach einer Spalte, indem Sie die Spaltenüberschrift mit gehaltender Maustaste über die Tabelle ziehen und 'fallen lassen'.

Das Suchergebnis kann über den Button Exportieren in unterschiedlichen Dateiformaten exportiert werden. Dabei werden gesetzte Filter berücksichtigt.

In der Tabelle der Beleganzeige ist der Jahresfilter oberhalb der Tabelle positioniert. Die Daten müssen mit jedem Jahreswechsel aktualisiert werden.

Über die beiden Icon vor jeder Tabellenzeile können entweder der Beleg aufgerufen oder die Artikelpositionen angezeigt werden.

Editierbare Tabellen sind Tabellen, in denen weitere Datensätze hinzugefügt werden können. Ein Beispiel ist die Anzeige von Artikelpreisen im Artikelstamm.

Ist der Hauptdatensatz - im Beispiel der Artikel - im Änderungsmodus, können über die Button oberhalb der Tabelle Zeilen hinzugefügt oder gelöscht werden.

Klicken Sie in die Spalte Preisliste Sie können die Nummer direkt eintragen oder mit der Funktionstaste F9 die Suche aufrufen, um eine Preisliste auszusuchen. Die Preislistensuche öffnet sich auch, wenn Sie zweimal in das Feld Preisliste und anschließend auf die Lupe klicken. Bestätigen Sie die Nummer der Preisliste und alle folgenden Eintragungen mit ENTER.

Die verschiedenen Möglichkeiten der Bedienung dieser Tabelle sind am Beispiel der Tabelle der Artikelpositionen im Beleg beschrieben.

Pflichtfelder sind Felder die zwingend gesetzt sein müssen. Sind Sie nicht gefüllt, ist das Feld rot markiert und der Datensatz kann nicht gespeichert werden. Pflichtfelder haben ein Sternchen hinter dem Namen. Ein Beispiel für ein Pflichtfeld ist das Belegdatum.

Für Ihre Fragen zu Simba ERP steht Ihnen unser ERP-Hotline zur Verfügung.

Sie erreichen uns von Montag bis Donnerstag 9:00 - 17:00 Uhr und Freitag von 9:00 - 14:00 Uhr

Telefon: +49 0711 45 124-350

E-Mail: erp@simba.de

Bei Fehlermeldungen senden Sie bitte vorab eine E-Mail an erp@simba.de Beschreiben Sie möglichst genau wie es zur Meldung kam und fügen Sie einen Screenshot der Fehlermeldung an.